We kunnen ons goed voorstellen dat je als organisatie er als een berg tegenop ziet, wanneer de overgang naar een volgende SAP versie onvermijdelijk gaat worden. Hoe ga je dit aanpakken? hoeveel ‘onrust’ gaat dit opleveren? Daar heb je gelukkig ervaren implementatiepartners voor die maar wat graag snel aan de slag willen om te zorgen de migratie zo snel mogelijk achter de rug is. In de vorige zin komt het woord ‘snel’ meerdere keren langs, dus kun je de vraag stellen:
Gaan ze niet te snel aan de slag?
Onze ervaring met SAP transformaties is dat het denkwerk vooraf je tijdens het project veel tijd en geld kan besparen. Als opdrachtgever moet je in staat zijn een goed kader te stellen waarbinnen je implementatiepartner zijn opdracht mag uitvoeren. Binnen zo’n kader heb je nagedacht over welke rol SAP in je bedrijf mag spelen: hoeveel maatwerk sta je toe, heb je een ‘SAP-only beleid’ of is SAP een onderdeel van breder applicatielandschap? Antwoord op deze vragen kun je terugvinden in de architectuurvisie. Heb je deze niet? Ontwikkel deze dan eerst voordat je aan het project begint.
Daarnaast is een business analyse ook noodzakelijk voor bewaking van de scope. Een nieuwe versie van SAP geeft ook nieuwe mogelijkheden qua functionaliteit. In hoeverre wil je naast een migratie ook functionele aanpassingen doen in je bedrijfsprocessen? Wil je aan de twee knoppen “migratie van het huidige systeem” en “nieuwe functionaliteit” draaien?
Naast bovenstaande 2 aandachtgebieden dient er afsluitend ook vooraf al een duidelijk beeld te zijn ten aanzien van de overgang naar beheer. Zijn er eisen t.a.v. documentatie, welke activiteiten dienen ondernomen te worden voor kennisoverdracht? Welke afspraken zijn er voor ondersteuning? Zijn de non-functional requirements getoetst? De ontvangende beheerders willen niet graag ‘iets’ over de schutting gegooid krijgen. Communicatie en afstemming vooraf voorkomt een hoop discussie en frustratie bij beide partijen.
Bovenstaande aandachtsgebieden zijn bepalend zijn voor de uiteindelijke kwaliteit van de software, de wijze waarop de software gebruikt wordt en in de toekomst beheerd zal worden. Vanuit functioneel oogpunt zal bij een gedegen voorbereiding de businessacceptatie ook makkelijker worden. Deze aanpak zal bijdragen aan het voorkomen van extra tijd en kosten voor maatwerk, rework of het geruststellen van de (ontevreden) eindgebruikers die naast een nieuw systeem ook met veranderende bedrijfsprocessen te maken krijgen.
We ondersteunen onze klanten graag bij hun SAP migratie, zodat jij als opdrachtgever door de bomen het bos blijft zien en wij in de eindfase kunnen constateren dat het is gegaan zoals we vooraf hadden afgesproken. Wat vind jij belangrijk om op te focussen bij een SAP migratie?
