‘Het is maandagochtend, inmiddels ligt de intense periode van het IT integratie traject twee maanden achter je. Wat was het een drukke tijd denk je bij jezelf, terwijl je net met je koffie weer achter je laptop gaat zitten. Gelukkig begint de afdeling weer in zijn oude ritme te komen en went iedereen langzaam aan de nieuwe situatie. Zoals elke ochtend bekijk je de nieuwtjes op het intranet…
Gepost vandaag om 9:08
De Autoriteit Consument & Markt (ACM) heeft nieuwe regels voor opzegvergoedingen vastgesteld. De nieuwe regels gaan gelden voor het tussentijds opzeggen van een contract met een vaste looptijd en een vaste prijs voor de levering van elektriciteit of gas.
Een diepe zucht ontschiet je… Hoe, wie, wanneer, in welke tijd gaan we dit kunnen realiseren?’
Grote wijzigingen in systemen, teams, samenwerkingen… maar toch snel over op de orde van de dag. Hoe zorg je ervoor dat deze nieuwe situatie zo weinig mogelijk impact heeft op de flexibiliteit van je organisatie om snel onvoorziene zaken op te pakken, bijvoorbeeld wijzigingen in wet- en regelgeving?
Tijdens de cursus Lean Orange Belt hebben we geleerd om een stap terug te doen in deze drukke wereld, eens onder de loep te nemen waar wij dagelijks in meebewegen en om welke processen het gaat. Deze cursus geeft handvaten in de vorm van modellen en technieken om een beeld te krijgen bij een verbetertraject.
Zo kun je de 5 stappen van het DMAIC model vanuit het de Six Sigma gedachtegang gebruiken om een probleem te analyseren, op te lossen en te voorkomen. Laten we de situatie van de zuchtende medewerker eens onder de loep nemen aan de hand van dit principe.
Define
Binnen de projectorganisatie zijn nieuwe interorganisationele teams. Hierin is het nog even wennen aan verschillende culturen die samenkomen. Wij merken op dat men hierin nog zijn/haar plek moet vinden.
Daarnaast is de energiemarkt al een tijdje onrustig. Niet enkel qua prijzen, maar ook de wet- en regelgeving wordt constant op hoog tempo aangepast. Denk hierbij maar aan de btw verlaging naar 9 cent, het prijsplafond, tegemoetkoming energie, het stoppen met de vaste contracten etc. dit zorgt voor de nodige onrust.
Maar hoe zouden wij dit wel graag zien?
Measure
“In een ideale wereld…” hebben wij een soepel lopend proces waarin ieder zijn/haar rol duidelijk is (omschreven). Hiernaast hebben we de mogelijkheid tot snelle en soepele implementatie van functionaliteiten die helder omschreven staan.
Maar wat is de reden dat dit nu niet zo loopt?
Analyze
Na de IT-integratie zijn de rollen gewijzigd. Hierbij observeren we dat mensen nog moeten wennen aan de nieuwe rollen. Zij hebben nog niet allemaal de noodzakelijke trainingen gehad en weten nog niet altijd de juiste mensen te vinden voor de vragen die zij hebben.
Hiernaast is er een gebrek aan (duidelijke) processen. De processen lopen nét iets anders in het nieuwe systeem. Daarnaast wordt continu door ontwikkeld aan het systeem om optimalisatie te realiseren. Enige is dat nu beide partijen betrokken moeten worden hierbij. De vraag is soms alleen: wie is de kartrekker?
Daarnaast is het voor de collega’s ook nog eens wennen om de weg te vinden in het nieuwe systeem. Hierdoor gaan processen die voorheen op de “automatische piloot” gingen nu ineens niet meer zo.
Om met deze combinatie de wijzigingen van de wet- en regelgevingen bij te houden is een grote uitdaging.
Maar hoe kan dit worden aangepakt?
Improve
Duidelijkheid is hierin het toverwoord. Een duidelijke eenduidige proces(plaat). Een duidelijk organogram. Een duidelijke kartrekker. En duidelijkheid over de benodigde capaciteit en waar nodig deze verhogen. Een tijdsblok reserveren voor “onvoorzien”. Daarna is het een kwestie van mensen laten groeien in de nieuwe rol, voldoende ruimte geven voor trainingen en het ontdekken van de nieuwe manier van werken.
Nu heb je al deze stappen doorlopen en is de verbetering doorgevoerd.
Wat nu?
Control
Om in control te blijven is het belangrijk om eerst terug te kijken naar de doelen. Zijn deze bereikt? Zijn er doelen bijgekomen of afgevallen? Blijf dit vooral ook monitoren. Zorg voor een terugkomend overleg om terug te kijken en stil te staan bij deze doelen. Stel dit bij indien nodig en blijf het monitoren, op deze manier wordt een feedbackloop gerealiseerd die ervoor zorgt dat het niet op de achtergrond verdwijnt.
Vier het succes!
En dan het allerbelangrijkste: Vier het succes! (dit mag uiteraard bij iedere stap naar wens geïmplementeerd worden)
Van DMA naar IC?
Zo, na die Lean Orange Belt training viel het niet tegen om de DMA voor een specifieke klantsituatie op te tuigen. En de ideeën voor de IC hebben we ook in de picture.
Maar hoe komen we op die IC? Een vraag die zonder context raar klinkt, daar zijn we ons van bewust.
De ideeën die we hebben bedacht zijn namelijk niet zomaar 1,2,3 te realiseren. Vooral niet bij een organisatie met interorganisationele teams. Hebben jullie ervaring en/of tips die ons op weg kunnen helpen? We zijn erg benieuwd!
