Reflectie van een Scrummaster in coronatijd
Het is het einde van het jaar, dus is het ook weer tijd voor reflectie. Een van de belangrijkste onderdelen uit de Agile methodiek, is de feedback loop. Dit houdt in dit geval in dat ik naar mezelf kijk wat er voor mij, als scrummaster, uit sprong het afgelopen jaar. Zowel in positieve als negatieve zin. Uiteraard ga ik hier de komende tijd mee aan de slag; de positieve aspecten behouden en verbeteren, en de negatieve aspecten niet meer doen of veranderen.
Ik ben in februari begonnen aan een nieuwe opdracht, waarbij ik scrummaster werd van drie teams. Dit was nog allemaal volgens het ‘oude’ normaal. Oftewel, elke dag op kantoor, met de Agile rituelen fysiek bij elkaar, waarbij een digitaal bord vooral ondersteunend was aan het team. Een groot aantal onderdelen waren met post-its op een brown paper op de muur geplakt. Zoals het gebruikelijk was op een Agile opdracht, zeg maar. Na ongeveer één maand waren de teams aan mij gewend geraakt en andersom en begonnen we als teams wat meer de diepte in te gaan en wat volwassener te worden op het gebied van Agile.
Werk thuis!
En toen kwam daar ineens de mededeling dat iedereen verplicht thuis moest gaan werken. Hoe regel je dat dan? Wat moet je daarvoor doen? Wat voor planning moeten we gaan aanhouden? Elke vraag wierp weer een nieuwe vraag op. Gelukkig waren een aantal dingen al wel snel duidelijk, zoals welke tool we gingen gebruiken om met elkaar te kunnen videobellen. En je merkte ook gelijk de bereidheid van de collega’s om mee te denken om flexibeler te zijn qua planning. Waar eerst een bepaalde meeting om een bepaald tijdstip moest zijn, kon er nu ineens wel geschoven worden.
Mijn observaties
Een van de eerste planningsproblemen waar ik tegenaan liep, was de korte tijd tussen de stand-ups. Op kantoor kon je daadwerkelijk een stand-up afkappen na 15 minuten om naar een volgende stand-up te gaan. Online is dat een stuk lastiger, omdat je voor je gevoel meer mist als je er niet meer bij bent. Hierdoor hebben we besloten om een tijdsblok van 30 minuten te reserveren voor de stand-up, zodat er na de stand-up nog even nagepraat kan worden met het hele team (en toehoorders). Heel fijn, omdat dit het enige moment van de dag is dat alle teamleden bij elkaar zijn in dezelfde call. Dit blok hebben we nu nog steeds, ook al vullen we deze tijd bijna nooit meer volledig. Dus we hebben nu een time-box van 30 minuten gecreëerd in plaats van 15 minuten, zoals bij het ‘reguliere, fysieke’ Agile scrum.
Een tweede verandering die we hebben in de thuiswerk tijd, is dat het erg belangrijk is om genoeg pauzes te hebben bij vergaderingen. Het is gewoon erg lastig om geconcentreerd te luisteren via een beeldscherm voor langer dan 50 minuten. Dus we hebben nu na een uur een pauze om even de ogen en oren rust te geven om daarna weer vol goede moed verder te gaan.
Het derde aspect dat er voor mij uit sprong, was het verschil tussen teams. Het ene team heeft standaard de webcam aan, een ander team heeft het standaard uit. De dynamiek van het team dat de camera standaard aan heeft is veel levendiger en betrokken, terwijl het team dat de camera standaard uit heeft wat moeizamer is om te begeleiden. Dus mijn advies voor volgend jaar is om alle meetings voortaan met camera aan te hebben. Hiermee hoop ik dat een aantal rituelen soepeler en energieker verlopen. Een stukje interactiever ook, aangezien je de mensen toch wat meer ‘in de ogen’ kunt kijken en wat non-verbale communicatie kunt oppikken.
Take aways
Dus wat ga ik meenemen naar volgend jaar? Iets langere time-boxen voor stand-ups, genoeg pauzes bij langere online meetings en proberen om deze online meetings interactiever te maken door camera’s aan te krijgen bij alle deelnemers.
Als iemand andere tips / tricks / ervaringen heeft, dan hoor ik die graag. Continu verbeteren als scrummaster hoeft niet perse aan het einde van het jaar.
